Портал органов местного самоуправления города Тамбова
Тамбовская городская Дума

Отдел делопроизводства

Агибалова Валентина Михайловна – начальник отдела, тел.: 72-46-91

Белова Наталия Анатольевна - заместитель начальника отдела, тел.: 72-46-91

Функции отдела делопроизводства

1. Для решения задач по документационному обеспечению управленческой деятельности городской Думы отдел делопроизводства выполняет следующие функции:

1) организует и ведёт единую систему документооборота в городской Думе и её структурных подразделениях, в том числе и единую систему электронного документооборота;

2) разрабатывает и внедряет нормативные, регламентирующие и методические документы по совершенствованию документационного обеспечения деятельности городской Думы;

3) осуществляет приём, проверку и регистрацию поступающих документов, обращений граждан, передаёт их по назначению;

4) осуществляет приём и регистрацию информации, принятой по электронной почте;

5) осуществляет регистрацию служебных, докладных записок, справок, заключений по проектам решений, заявлений депутатов по вопросам повестки дня заседания городской Думы, информации, поступившей посредством факсимильной связи;

6) осуществляет регистрацию, отправку и доставку исходящей корреспонденции;

7) осуществляет контроль за прохождением и исполнением документов, обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по данным вопросам;

8) готовит проекты постановлений, распоряжений председателя по предметам ведения отдела;

9) готовит предложения по перечню и форме бланков, используемых в деятельности городской Думы;

10) разрабатывает номенклатуру дел городской Думы;

11) формирует архив документов городской Думы для последующей передачи на хранение в архивный отдел администрации города Тамбова;

12) ведёт Книгу Почётных граждан города Тамбова;

13) осуществляет регистрацию лиц, награждённых Почётным знаком «За заслуги перед городом Тамбовом» и Почётной грамотой города Тамбова;

14) организует ввод и печать всех видов машинописных работ, копирование и тиражирование документов с использованием оргтехники.

2. Для решения задач по документационному обеспечению деятельности Думы как представительного органа местного самоуправления отдел делопроизводства выполняет следующие функции:

1) принимает, сортирует и регистрирует поступившие для рассмотрения на заседании городской Думы документы;

2) осуществляет регистрацию протоколов заседаний городской Думы, её комитетов, временных комиссий, регламентной группы, счётной комиссии, иных депутатских формирований, комиссий, депутатских и публичных слушаний;

3) осуществляет рассылку решений городской Думы и других документов в соответствии с реестром;

4) осуществляет приём документов для оформления удостоверений помощников депутатов городской Думы, выдачу удостоверений и их учёт;

5) обеспечивает хранение печати городской Думы «для документов».

3. Для решения задач по документационному обеспечению деятельности председателя, первого заместителя, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы отдел делопроизводства выполняет следующие функции:

1) организует работу с документацией председателя, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

2) обеспечивает председателя, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, депутатов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы необходимой информацией;

3) исполняет поручения председателя, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

4) участвует в организационных мероприятиях, совещаниях по поручению председателя, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской  Думы;

5) осуществляет контроль за исполнением поручений председателя, первого заместителя председателя городской Думы, заместителей председателя городской Думы, председателей комитетов городской Думы, руководителя аппарата городской Думы;

6) осуществляет регистрацию исходящих документов, подготовленных депутатами городской Думы, осуществляющими полномочия на непостоянной основе;

7) осуществляет регистрацию и передачу входящих документов депутатам, осуществляющим полномочия на непостоянной основе;

8) изучает представленные органами местного самоуправления и органами государственной власти материалы, обобщает информацию, готовит аналитические справки по вопросам делопроизводства.

4. Отдел делопроизводства выполняет поручения председателя в соответствии с возложенными задачами.